De secretaris is onmisbaar. De volgende 12 inzichten helpen de secretaris om onmisbaar te blijven.
1. Erken het werk van de klassieke secretaris
De rol van de klassieke secretaris is het fundament waarop alles rust: vergaderingen moeten goed voorbereid zijn, besluiten zorgvuldig georganiseerd en reglementen actueel. Naast de intrinsieke waarde van dit werk is het ook de springplank om in de andere vier rollen te kunnen excelleren (inhoudelijk-strategisch adviseur, vertrouweling, verbinder en regisseur). Die rollen leunen immers op het fundament van de klassieke secretaris, die (bijna) overal bij is en veel kennis en overzicht heeft.
2. Wees grenswerker
De secretaris is een unieke grensfiguur, bewegend tussen bestuur, toezicht, medezeggenschap, allerlei organisatie-onderdelen en de omgeving om die werelden met elkaar te verbinden. Hier ligt een enorme meerwaarde, want juist door perspectieven te verenigen ontstaat samenhang. Grenswerk = kernwerk.
3. Luister en stel de goede vraag
Secretarissen onderscheiden zich niet door de meeste woorden te spreken, maar door de juiste vraag op het juiste moment te stellen. Dat vergt aandachtig luisteren, het vermogen om te wegen en stil te zijn. De kracht van de secretaris is soms dat ene zinnetje dat een vergadering openbreekt of een bestuurder laat nadenken.
4. Bied vertrouwelijke ondersteuning in bestuurlijke complexiteit
Bestuurders en directeuren dragen zware verantwoordelijkheden en ervaren soms eenzaamheid. De secretaris heeft oog voor die menselijke kant, luistert (indien gepast zonder oordeel) en biedt ruimte voor twijfel. Het biedt bestuurders en directeuren een uitlaatklep en een sparring in vertrouwen.
5. Erken de spanning tussen zichtbaarheid en onzichtbaarheid
De kracht van de secretaris zit vaak in onzichtbare invloed, maar te veel onzichtbaarheid leidt tot onderschatting of achterdocht. De secretaris is zichtbaar genoeg, maar zonder de behoefte om zelf in het licht te staan. Zwijgen op de juiste momenten kent een niet te onderschatten kracht.
6. Ken de bestuurlijke en organisatiefilosofie
Elke bestuurder, directeur en/of organisatie heeft een eigen stijl en set van waarden. De secretaris begrijpt dat kompas en weet daarop aan te sluiten. De secretaris die de onderliggende filosofie kent, geeft advies dat landt en bereidt beslissingen voor die congruent zijn met de koers.
7. Omarm complexiteit
De secretaris weet dat de werkelijkheid vaak gelaagd en rommelig is en soms zelf ondoorgrondelijk. De secretaris houdt van die complexiteit. Soms legt de secretaris de complexiteit bloot door een spade dieper te graven en dilemma’s, onzekerheden en gebrek aan kennis aan de oppervlakte te brengen. In een ander geval verstaat de secretaris de kunst om de complexiteit hanteerbaar te maken door zaken simpeler voor te stellen dan ze zijn.
8. Speel met positioneringen en rollen
Iedere secretaris vult de rol anders in, afhankelijk van organisatiecontext, bestuurder/directeur en persoonlijke stijl. De secretaris voldoet niet aan een vast profiel, maar vindt een eigen vorm in het brede palet aan positioneringen en rollen. Het blijft een continu spel van (her)positioneren, zonder de kern en de grenzen van de eigen vorm te verliezen. Soms meer procesgericht, soms meer strategisch, soms meer verbindend. Nu als strategisch adviseur, straks als vertrouweling. Door bewust te kiezen voor (persoonlijke) toegevoegde waarde, wordt de secretaris geloofwaardig en effectief.
9. Gebruik taal zorgvuldig
Woorden zijn nooit neutraal. Een goed gekozen formulering kan spanning wegnemen en draagvlak creëren. De secretaris is een meester in taal: precies genoeg, de juiste nuance, neutraal waar nodig, scherp waar het moet.
10. Maak verschil in kleine dingen
Niet alle invloed is groots en meeslepend. Soms is het stellen van één vraag, het aanscherpen van een zin in een memo of het plannen van een vergadering op het juiste moment genoeg. De secretaris kent de kracht van subtiliteit.
11. Durf te reflecteren op verval
Langdurig in dezelfde functie binnen dezelfde organisatie zitten, kan leiden tot gewenning en gemakzucht. De secretaris dit gevaar en zoeken actief naar tegenspraak, intervisie en reflectie. De secretaris stelt zichzelf de vraag of de bijdrage nog scherp genoeg is en durft soms ook afscheid te nemen of opnieuw te positioneren.
12. Blijf professionaliseren
De wereld verandert, en daarmee ook het vak. De secretaris zoekt actief naar reflectie, scholing en intervisie. De secretaris neemt de tijd om het eigen functioneren tegen het licht te houden. Professionalisering is geen luxe, maar noodzaak om duurzaam van toegevoegde waarde te zijn – of ‘duurzaam onmisbaar’ te zijn.